エクセルの名簿などを、ワードに挿入して印刷する方法です。
Microsoftワードなら、Windows版でもMac版でも、どちらでも操作は同じです。
MS-Wordの差し込み文書機能
まずはExcelのリストを作る。
事前にエクセルで、リストを作っておきます。
これは、氏名のリストの具体例です。
挿入するExcelのリストは縦に並べます。
先頭行に、タイトルをつけると、ワードに挿入する時にわかりやすくて便利です。
ここでは先頭行に、「なまえ」というタイトルをつけています。
エクセルファイルは、名前をつけて保存してしておきます。
ワードの文書を作成する。
次にリストを挿入するワードの文書を作成します。
この具体例では、案内文書の宛名の部分に、エクセルで作った、氏名リストを挿入します。
「差し込み文書」タブを選択
まずは、「差し込み文書」のタブを選択します。
「差し込み文書」リボンの、「宛先の選択」
次に、「宛先の選択」「既存のリストを使用」と進みます。
エクセルファイルを開く。
保存したフォルダから、エクセルファイルを開きます。
データファイルの選択では、事前に作成していたエクセルファイルを選択して開きます。
シートの選択
リストを作成したエクセルシートを選択します。
開いたエクセルファイルの中の、名簿を入力したシートを選びます。
一番上の先頭行にタイトルを入力した場合は、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックがついていることを確認します。
データ系列の選択
データを挿入する箇所にカーソルを合わせ、「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。
まずは、データを挿入する箇所にカーソルを合わせます。
そして、「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、データ系列の一覧が出てくるので、その中から、挿入したいデータを選択します。
エクセルファイルのデータ系列にタイトルをつけていると、ここでそのタイトルが表示されるので、わかりやすくて便利です。
リストの挿入が完了
エクセルリストが挿入できました。
エクセルリストが挿入されて、「<<タイトル>>」と表示されます。
ここでは、「<<なまえ>>」と表示されています。
強調表示で確認できる。
挿入箇所は「差し込みフィールドの強調表示」で確認できます。
挿入した部分を確認したい時には、「差し込みフィールドの強調表示」をクリックすると、グレーに着色されて強調表示されます。
データの値を確認する方法
「アドレス帳の編集」を選ぶと、挿入されたデータ系列の値を確認できます。
「差し込み印刷の宛先」のダイアログで、データの値を確認できます。
「アドレス帳の絞り込み」では、重複データの確認などが可能です。
実際のデータを表示させる。
「結果のプレビュー」で、実際のデータが表示できます。
「結果のプレビュー」をクリックすると、「<<タイトル>>」の表示を、「実際のデータ」の表示に切り替えられます。
この例では、タイトルの「<<なまえ>>」から、実際のデータの「安倍晋三」に変わりました。
差し込みデータの印刷
「完了と差し込み」で「文書の印刷」を選びます。
これで差し込み印刷が完了です。
10名分の宛先リストであれば、10部の文書が印刷できます。
宛先の数が多い場合などに、「差し込み文書」機能は活用できますよ。
